KARAKTER KELEMBAGAAN SISTEM INFORMASI TERKOMPUTERISASI

KARAKTER KELEMBAGAAN SISTEM INFORMASI TERKOMPUTERISASI

RINGKASAN

Kami meneliti betapa pentingnya pilihan sosial dan pilihan teknis menjadi bagian dari sejarah sistem informasi berbasis komputer (CBIS) dan tertanam dalam struktur sosial yang mendukung pengembangan dan penggunaannya. Elemen-elemen dari CBIS ini dapat diatur dengan cara tertentu untuk meningkatkan kegunaan dan kinerjanya. Kebalikannya, elemen ini juga dapat menghambat implementasi dan setelah penerapannya di masa depan.

Kami berpendapat bahwa CBIS dikembangkan dari pilihan sosial dan pilihan teknis kompleks yang saling tergantung yang harus dikonseptualisasikan dalam hal karakteristik kelembagaannya, serta karakteristik pemrosesan informasinya. Sistem sosial yang mendukung pengembangan dan pengoperasian CBIS merupakan salah satu unsur utama yang karakteristik kelembagaannya secara efektif dapat mendukung kegiatan rutin sembari menghambat inovasi substansial. Karakterisasi CBIS sebagai lembaga sangat penting karena beberapa alasan: (1) kegunaan CBIS adalah lebih penting daripada kemampuan pemrosesan informasi dari teknologi yang mendasari; (2) CBIS yang berguna dan memiliki struktur sosial yang stabil lebih sulit untuk digantikan dibandingkan dengan struktur sosial yang kurang berkembang dan peserta yang lebih sedikit; (3) CBIS bervariasi dari satu seting sosial dengan yang lain sesuai dengan cara-cara di mana mereka terorganisir dan tertanam dalam sistem sosial yang terorganisir. Ide-ide ini diilustrasikan dengan studi kasus kegagalan usaha untuk mengkonversi sistem pengendalian persediaan kompleks dalam sebuah perusahaan manufaktur kelas menengah.

1.      PENDAHULUAN

Banyak analis sistem informasi dan ahli teori organisasi berfokus pada kemampuan pemrosesan informasi daripada sistem informasi berbasis komputer (CBIS) ketika menganalisis manfaat dan keterbatasannya. Mereka meneliti bagaimana fitur pemrosesan informasi dari CBIS membuatnya menjadi instrumen khusus untuk meningkatkan produktivitas, meningkatkan efisiensi, pengetatan kontrol atas sumber daya atau pekerja, dan meningkatkan keuntungan strategis. Literatur tentang apa yang komputer dapat lakukan bagi orang-orang dan organisasi bersatu dengan citra positif dari perubahan sosial yang dapat dikatalisasi oleh CBIS. Dalam tulisan ini kami akan mengkaji mengapa perubahan ini kadang-kadang sulit dilakukan.

Analisis yang menempatkan nilai instrumental CBIS pada pendahuluan sangat kaya dan beragam. Beberapa analis mendefinisikan CBIS sebagai alat untuk mendukung tugas-tugas pemrosesan informasi khusus. Analis lain berfokus pada dampak sosial dan politik dari implementasi dan penggunaan CBIS. Analis politik melihat CBIS sebagai alat yang membawa hasil misalnya meningkatkan kemampuan pengambilan keputusan atau perubahan distribusi kekuasaan dan pengaruh di antara berbagai jenis staf. Marxis berpendapat bahwa manajer menggunakan CBIS untuk meningkatkan kontrol atas proses kerja dan menurunkan kontrol pekerja. Catatan ini mengasumsikan bahwa intensionalitas rasional secara substansial dapat meningkatkan kinerja koalisi dan unit organisasi. Mereka juga menganggap bahwa kelompok kepentingan organisasi akan mampu mengendalikan penyebaran teknologi dalam pengaturan pekerjaan fisik dan biasanya mendapatkan hasil yang mereka harapkan.

Berbagai studi empiris mengenai hasil aktual penerapan CBIS dalam organisasi menunjukkan bahwa manfaat yang diharapkan tidak terwujud dengan mudah. Dalam kasus ekstrim, sebuah CBIS yang gagal memenuhi preferensi pengguna dapat secara langsung tidak digunakan. Dalam kasus lain, CBIS tidak digunakan karena mereka dimaksudkan oleh desainer mereka. Ketika pelaksanaan penelitian belum menemukan penyebab tunggal keberhasilan atau kegagalannya, analis biasanya menunjuk elemen organisasi atau hal teknis sebagai faktor penting: pengelolaan yang tidak memadai, kurangnya dukungan manajemen, resistensi pengguna, atau kompleksitas penyimpangan CBIS.

Manajer dan pihak lain dalam proyek komputerisasi secara efektif dapat mengalami kesulitan besar dalam mengendalikan berbagai aspek implementasi CBIS. Salah satu strategi untuk memahami kesulitan utama dalam implementasi kompleks adalah mengidentifikasi faktor risiko dan melakukan pengkajian kemungkinan keberhasilannya. Strategi kedua adalah memperluas arti implementasi CBIS yaitu memasukkan "seluruh proses perubahan organisasi mengenai pengenalan sistem informasi baru". Strategi ketiga menunjukkan bahwa analis menggunakan perspektif interaksi untuk memahami dan merencanakan implementasi yang sukses. Fokus penting dalam pendekatan ini adalah interaksi antara sistem komputerisasi dan pengaturan sosial/organisasi dimana: semakin baik kesesuaian antara sistem yang akan diterapkan dan konteks sosial di mana ia akan diterapkan, semakin besar peluangnya untuk diterima dan digunakan seperti tujuan awalnya. Semua strategi ini membantu memusatkan perhatian pada konteks sosial di mana implementasi sistem terjadi.

Kami telah mengembangkan serangkaian model, model web, yang meneliti konteks sosial dari seting di mana CBIS diadopsi, dikembangkan, dan digunakan. Walsham et al. mengkarakterisasi model web sebagai berikut:

"Prinsip dasar model web adalah bahwa sistem komputer terbaik adalah yang dikonsep sebagai sebuah peralatan, aplikasi dan teknik dengan kemampuan pengolahan informasi yang dapat diidentifikasi. Setiap sumber daya komputasi memiliki biaya dan persyaratan keterampilan yang hanya diidentifikasi sebagian; Selain kemampuan fungsionalnya sebagai alat pengolahan informasi, model itu adalah objek sosial yang mungkin berisi berbagai makna. Tidak ada 'faktor manusia' khusus yang dipisahkan untuk sistem informasi: Pengembangan dan pengoperasian rutin teknologi berbasis komputer bergantung pada banyak pertimbangan dan tindakan manusia, sering dipengaruhi oleh kepentingan politik, kendala struktural, dan definisi peserta atas situasinya.

Jaringan produsen dan konsumen pada seluruh fokus sumber daya komputasi disebut dengan 'kisi produksi'; saling ketergantungan dalam jaringan ini membentuk 'web' dimana nama model ini berasal. Kisi produksi adalah organisasi sosial yang dengan sendirinya tertanam dalam matriks yang lebih besar dari hubungan sosial dan ekonomi ('struktur makro') dan tergantung pada infrastruktur lokal. Menurut model web, struktur makro ini dan infrastruktur lokal mengarahkan jenis layanan berbasis komputer yang tersedia di setiap kisi produksi, dan karenanya berkembang dari waktu ke waktu perkembangan komputasi yang dibentuk oleh satu rangkaian komitmen sejarah. Singkatnya, model web melihat sistem informasi sebagai 'obyek sosial yang kompleks yang dibatasi oleh konteks, infrastruktur dan sejarah nya'."

Analisis web yang berorientasi aksi dan meneliti interaksi politik koalisi dalam pengaturan terstruktur-tapi agak renggang. Konsep utama mengorganisasikan adalah 'fokus komputasi teknologi' yang merupakan pusat analisis, infrastruktur yang mendukung pembangunan dan pengoperasian (termasuk kisi produksi), konteks pengembangan dan penggunaan, dan riwayat komitmen organisasi yang terstruktur dalam pengaturan ini. Kami tidak memiliki cara memisahkan pengaturan sosial yang terdiri atas lingkungan komputasi dari pengaturan sosial lainnya dalam 'konteks yang relevan. "Dalam makalah ini kami memperkenalkan konsep baru, komputasi organisasi sosial, untuk membantu membuat perbedaan yang lebih jelas. Kami akan menunjukkan bagaimana beberapa penataan komputasi organisasi sosial menjadi standar baku dan dilembagakan. Perumusan asli dari model web dianggap sebagai ketergantungan sumber daya sebagai elemen kunci yang jelas. Sebaliknya, analisis kelembagaan berpendapat bahwa organisasi tidak berubah, bahkan ketika mereka akan meningkatkan sumber daya, kekuatan, dll dalam menanggapi pergeseran ketergantungan dengan pihak lain atau 'lingkungannya". Kami tidak meninggalkan penjelasan ketergantungan sumber daya, tapi kami berusaha untuk memperluas kekayaan model web dengan memasukkan analisis kelembagaan mana yang sesuai.

2.      PENJELASAN KEGAGALAN IMPLEMENTASI

Dasar pemikiran teori 'proses organisasi' adalah bahwa organisasi lebih 'produktif' dari koalisi dan pasar ketika mereka secara rutin banyak kegiatan yang berulang sehingga menghasilkan (dan bereproduksi) layanan dasar dan produk yang lebih mudah. Rutinisasi membuat organisasi diprediksi dalam jangka pendek. Rutinisasi dapat mengkarakterisasi setiap unit organisasi, bukan hanya unit produksi inti. General Motors tidak hanya membangun mobil dengan berbagai praktek rutin: pendekatan subkontrak bagian, menyiapkan dealer, mengorganisir kampanye iklan, negosiasi kontrak kerja, dan membuka pabrik di luar negeri cenderung mengikuti beberapa panduan standar, atau 'standar prosedur operasi '(SOP). SOP mungkin dapat berupa aturan dan peraturan formal, praktik kebiasaan yang dipakai untuk banyak kegiatan yang tidak tunduk pada aturan formal, dan bahkan mungkin praktik kebiasaan orang secara rutin yang dilaksanakan ketika mereka bekerja di sekitar aturan formal.

Literatur kebijakan publik menunjuk SOP sebagai elemen penting dari sistem sosial yang berlaku yang bertindak sebagai mekanisme penghambat dalam organisasi birokrasi. SOP bertindak sebagai hambatan untuk berubah ketika mereka tertanam dalam sebuah organisasi dan sulit untuk dikontrol. Analis kebijakan publik berpendapat bahwa ketika kebijakan baru memerlukan perubahan dalam SOP organisasi ada sedikit kemungkinan bahwa hal itu akan dilaksanakan seperti yang desainer maksudkan. Salah satu contoh adalah Social Security Administration (SSA) dimana stafnya melihatnya sebagai program pembayaran dan yang terbiasa mengevaluasi klaim individu. Ketika Medicare menjadi undang-undang, SSA memperoleh tanggung jawab baru untuk perawatan kesehatan. Ketika administrator SSA memiliki ketertarikan atau keahlian dalam perencanaan dan penganggaran kesehatan, mereka berfokus pada menyangkalan klaim dalam menanggapi perawatan kesehatan yang tidak perlu atau yang tidak berbukti. Senat Komite Keuangan mengkritik praktek ini dan mereka mengambil peran yang lebih aktif dalam memperhitungkan biaya. Namun administrator SSA masih menekankan kegiatan-kegiatan yang sesuai dengan SOP mereka.

Kami tidak mengatakan bahwa SOPnya tidak berubah, atau bahwa organisasi terkunci selamanya oleh komitmen awal. Organisasi yang lebih tua (dan subunit yang tua) perlahan berubah kecuali dalam kondisi khusus. Peningkatan radikal atau penurunan sumber daya, secara substansial direstrukturisasi oleh pengaturan akuntabilitas dan perubahan substansial staf dengan orang-orang yang diambil dari latar belakang sosial atau pelatihan yang berbeda dimana semua bisa menyebabkan perubahan dramatis beberapa perilaku organisasi. Ini adalah kondisi yang ekstrim. Banyak pendukung program perubahan seperti manajer, legislator, konsultan, regulator, dan beberapa akademisi, ingin organisasi mengubah perilaku tertentu tanpa anggaran baru yang besar atau pemenuhan kebutuhan staf baru dengan ‘pandangan yang baru". Kami berpendapat bahwa perubahan substansial kondisi 'normal' sumber daya yang relatif stabil dan staf seringkali sangat sulit.

Dua aliran utama sistem informasi penelitian proses berfokus pada yang membatasi implementasi CBIS: pendekatan aksi politik dan pendekatan desain sosio-teknis. Studi tentang dimensi politik dalam sistem implementasi telah meneliti distribusi dan kemungkinan redistribusi kekuasaan dan pengaruh dalam sistem sosial yang diselenggarakan. Analisis menjelaskan mengapa kelompok pendukung atau penentang upaya komputerisasi adalah khusus dalam hal keuntungan atau kerugian kekuasaan yang dirasakan. Pendekatan desain sosio-teknis meneliti proses sosial dari desain sistem dan konseptualisasi komputerisasi baik sebagai intervensi sosial dan intervensi teknis. Literatur tentang desain sosio-teknis mengidentifikasi proses sosial partisipatif yang akan memungkinkan orang-orang yang akan menggunakan teknologi baru, yaitu pengguna akhir, untuk mempengaruhi desain. Dari perspektif ini, kegagalan implementasi terjadi ketika preferensi pengguna akhir belum diperhitungkan dalam desain sistem baru.

Kedua aliran penelitian telah membuat kontribusi penting dalam pemahaman kita tentang proses implementasi. Para analis aksi politik mengajarkan kita bagaimana isu-isu kekuasaan membentuk implementasi CBIS. Para analis sosio-teknis menunjukkan kepada kita bagaimana pengguna akhir sering memiliki pengetahuan kritis terhadap praktik organisasi kunci dimana CBIS yang baik harus dapat menjelaskannya. Namun, pendekatan ini tidak bisa menjelaskan kegagalan implementasi ketika pergeseran kekuasaan tidak akan menjadi masalah, ketika kelompok target implementasi memiliki sedikit kekuasaan, atau ketika preferensi pengguna akhir telah diperhitungkan dalam proses partisipatif.

Penjelasan politik individual tentang kegagalan implementasi secara tautologis saat implementasi gagal adalah bukti utama konflik politik dan perlawanan. Aksi politik analisis biasanya mengabaikan fitur struktural organisasi yang bisa secara lambat berubah atau dinamika antarkelompok yang merancang sistem baru. Dan mereka membuatnya tampak bahwa kelompok-kelompok kepentingan yang kuat dapat memaksakan perubahan secara cepat ketika mereka mendapatkan kekuasaan dan dapat dengan mudah mencegah perubahan ketika akan merugikan. Kami ingin mempertahankan fokus politik pada distribusi kekuasaan dalam dan di antara organisasi-organisasi karena banyak kegiatan organisasi berkisar pada interaksi kelompok yang berlomba-lomba untuk memegang kontrol, pengaruh dan sumber daya. Tapi kami ingin menghindari memperlakukan rasionalitas intensionalitas sebagai penjelasan utama terhadap keberhasilan dan kegagalan implementasi.

Analisis kegagalan implementasi dari pendekatan desain sosio-teknis menyajikan dilema yang agak berbeda:

(1)    mereka menekankan partisipasi pengguna akhir sebelum pelaksanaan dan mengabaikan partisipasi selama fase pasca-pelaksanaan penggunaan CBIS;

(2)    mereka menekankan hubungan sosial antara desainer sistem dan pengguna akhir dan belum memasukkan pengendali sumber daya dan peserta lainnya dalam organisasi;

(3)    mereka berfokus pada pilihan desain yang diimplementasikan dalam perangkat lunak dan mengabaikan pilihan sosial dan pilihan teknis yang diterapkan di lingkungan kerja terkomputerisasi;

(4)    mereka berfokus pada bentuk normatif partisipasi karena mereka lebih baik secara praktik bukan karena mereka secara empiris benar.

Kami berpendapat bahwa konsep CBIS kompleks (yaitu yang dikembangkan dari, pilihan sosial dan teknis kompleks yang saling tergantung dari waktu ke waktu) harus memperhitungkan struktur sosial peralatan komputasi dan infrastruktur pendukungnya. Beberapa elemen dari peralatan ini adalah nyata, seperti distribusi fisik peralatan di sekitar kantor. Unsur-unsur lain dari peralatan yang tidak berwujud. Salah satu tidak bisa 'melihat' sejarah komitmen yang mengarah pada penyajian konfigurasi atau ideologi yang memberi makna pada konfigurasi saat ini dan alternatif yang diakses.

Kami berpendapat bahwa perlawanan terhadap implementasi dapat merupakan hasil dari 'inersia' struktur sosial. Kami bisa menjelaskan lebih baik kegagalan implementasi ketika kami tidak harus hanya mengandalkan rasionalitas tujuan pelaku organisasi karena banyak peserta organisasi seringkali tidak menyadari keputusan sistem tertentu, hasil apa yang akan dihasilkan dari keputusan ini, dan tindakan apa yang mereka bisa ambil agar berefek terhadap perubahan yang mereka inginkan.

Dalam makalah ini kami mengkarakterisasi kompleks, ketergantungan CBIS seperti memiliki dimensi 'institusional' yang penting. Pada titik ini, kita secara singkat akan mengkarakterisasi 'lembaga' sebagai pengaturan sosial terorganisir yang bertahan dan diambil untuk diberikan oleh peserta, bahkan ketika mereka tidak bekerja dengan baik dan beberapa aktor organisasi yang kuat berusaha untuk membuat perubahan secara substansial. Unsur teknis dan sosial yang diselenggarakan dari CBIS memiliki dimensi kelembagaan yang penting ketika mereka tidak lemah dan berubah dengan mudah oleh koalisi tertentu atau tujuan kelompok kepentingan. Ketetapan beberapa pengaturan komputasi yang terorganisir dapat menghambat mereka menginginkan perubahan besar-besaran. Ketika rutinitas menjadi ketinggalan zaman dan tidak lagi berguna bagi organisasi, banyak manajer dan pengguna dapat mendorong perubahan besar-besaran dalam pengaturan komputasi mereka.

Rutinitas organisasi yang memfasilitasi kegiatan yang efisien dan lingkungan yang stabil di masa lalu dapat mencegah perubahan dimana peserta kunci mungkin sangat percaya bahwa penting untuk melanjutkan kelangsungan hidup organisasi itu. Kami menyebutnya semacam ini kekakuan institusional yang terorganisir. "Daripada berfokus menyalahkan kegagalan implementasi pada pengguna-akhir atau perancang sistem, fokusnya adalah pada tatanan sosial dan praktek yang mendukung pengembangan dan pengoperasian CBIS.

3.      ORGANISASI SOSIAL KOMPUTASI

Kita tidak tahu semua faktor yang merupakan lingkungan CBIS sangat bermanfaat dan stabil. Tapi kami akan melaporkan data dari studi kasus yang menggambarkan kesulitan yang dihadapi anggota satu organisasi saat dihadapkan dengan proyek perubahan CBIS. Pendekatan aksi politik maupun pendekatan desain sosio-teknis secara efektif bisa menjelaskan kegagalan karena pengguna akhir telah berpartisipasi dalam pengambilan keputusan dan proyek ini didukung oleh pelaku yang kuat dalam organisasi. Kami menemukan bahwa cara di mana unsur-unsur sosial dan unsur-unsur teknis utama yang terorganisir dan terstruktur menghambat proyek perubahan.

Kami mengkonseptualisasikan beberapa elemen-elemen ini sebagai 'organisasi sosial komputasi. "Kami mendefinisikan organisasi sosial komputasi sebagai organisasi berpola campuran dari teknologi dan pengaturan sosial komputasi untuk mendukungnya di seluruh unit organisasi, ruang, dan waktu. Konsepsi gagasan ini dapat dibuat kokoh dengan mengidentifikasi unit-unit organisasi yang berbeda dan peserta yang berinteraksi dengan CBIS yang diberikan atau jenis teknologi komputasi (misalnya spreadsheet pada mikrokomputer). Satu satu mengidentifikasi:

1.      konfigurasi peralatan - lokasi dari berbagai jenis peralatan (termasuk software) pada unit-unit organisasi yang berbeda dan lokasi fisik;

2.      keterampilan dan peran - keterampilan dan peran peserta yang berbeda dalam suatu kelompok yang memberikan data, dengan menggunakan data, dll .;

3.      infrastruktur - kelompok dukungan dan keterampilan mereka, dan kondisi di mana layanan mereka dapat diakses oleh peserta yang menggunakan teknologi komputasi (misalnya kebijakan harga, pembatasan akses ke peralatan);

4.      variasi spasial dan temporal yang penting dalam komputasi peralatan dan infrastruktur organisasi.

'Peta Sosial' seperti daftar terorganisir ini menunjukkan bagaimana teknologi komputasi diatur secara sosial dalam suatu lingkungan tertentu. Mereka menggabungkan kedua elemen secara nyata, seperti distribusi peralatan, dan elemen tidak berwujud, misalnya campuran keterampilan dan pola pengendalian administrasi. Karena kemampuan sebenarnya dari teknologi komputasi adalah untuk memberikan informasi yang dapat digunakan yang tergantung pada keterampilan, sumber daya, dan peralatan tambahan, peta sosial yang membantu menunjukkan kemampuan yang dapat diakses oleh siapa, dan kapan saja. Karena termasuk beberapa elemen tak berwujud, seseorang tidak dapat membuat peta tersebut secara visual dengan sederhana. Seseorang harus belajar tentang politik dan bekerja pada organisasi melalui moda penyelidikan sosial, seperti wawancara, percakapan, dokumen tertulis, dll

Pengguna komputer biasanya menjalani organisasi sosial komputasi sebagai bagian dari praktek-praktek sosial di dunia kerja sehari-hari. Misalnya, siswa yang menggunakan pusat komputer di universitas selama berjam-jam di siang hari ketimbang konsultan dan asisten pengajar yang sering membutuhkan bantuan lebih banyak, tetapi menggunakan fasilitas pada waktu yang lebih padat di program yang sama yang menggunakan fasilitas yang sama setelah tengah malam. Organisasi sosial komputasinya adalah perubahan lingkungan antara siang dan malam. Demikian pula, siswa yang melaksanakan pekerjaan komputer di rumah pada komputernya sendiri menghadapi dunia yang berbeda yaitu dukungan dan tekanan waktu dibandingkan siswa dalam kegiatan yang sama yang menggunakan peralatan serupa di laboratorium di mana asisten pengajar dapat membantu siswa selama dijadwalkan selama 90 menit. Dalam contoh kedua ini, lokasi peralatan dan bantuan dan pola kontrol administratif adalah fitur kunci dalam organisasi sosial komputasi. Kedua contoh yang sangat sederhana menunjukkan bagaimana organisasi sosial komputasi mempengaruhi cara orang bekerja dan jenis pekerjaan yang bisa mereka lakukan, bahkan ketika peralatan komputasi mereka secara efektif identik.

Peta-peta sosial menggambarkan 'gambaran statis' dari organisasi sosial komputasi dalam suatu lingkungan tertentu. Organisasi sosial komputasi berubah dari waktu ke waktu pada sebagian besar pengaturan yang telah kita pelajari serta di tempat universitas kita sendiri. Ia memiliki kualitas yang dinamis dimana peta sosial ini tidak mudah berkomunikasi. Peralatan baru dapat diperkenalkan untuk tujuan khusus, dan hanya beberapa staf terlatih yang menggunakannya. Hal ini dapat menyebabkan beberapa fasilitas sangat padat, sementara fasilitas lainnya memiliki kapasitas yang kendur. Atau beberapa kelompok mungkin terkomputerisasi sebagian besar dari catatan administrasi mereka dari waktu ke waktu, dan perlahan-lahan mengubah pekerjaan kelompok mereka dari resepsionis/pengetik menjadi pengguna komputer yang canggih.

Konfigurasi statis peralatan, keterampilan, sumber daya pendukung, dll sering dibangun perlahan-lahan dari waktu ke waktu agar menemukan banyak preferensi organisasi yang berbeda, yang tidak terkoordinasi secara erat. Untuk memperkuat contoh terakhir kami: skala gaji dan deskripsi pekerjaan dari berbagai organisasi belum memperhitungkan cara di mana banyak profesional dan manajer telah direstrukturisasi dimana pekerjaan sekretaris memerlukan keterampilan komputer yang besar. Manajer dan profesional biasanya terkomputerisasi dimana staf mereka mengawasi dan jarang berusaha untuk mengubah klasifikasi personil dan skala gaji secara bersamaan. Demikian pula, manajer yang memperlakukan organisasi sebagai toko Hewlett-Packard atau toko IBM di tahun 1970-an tidak bisa mengantisipasi bahwa staf mereka akan menggunakan aplikasi tertentu dengan kebiasaan aneh nantinya, seperti PROFS atau HP-Table (masing-masing paket 'kantor') untuk surat elektronik pada 1980-an. Organisasi sosial komputasi yang dapat ditemukan kini dalam pengaturan tertentu adalah produk dari pilihan yang memiliki banyak konsekuensi yang tidak diramalkan oleh para peserta kunci ketika mereka pertama kali dibuat. Ini tidak mengherankan, karena tidak ada yang memiliki pandangan ke depan yang sempurna. Namun, analis sosial komputasi tidak dapat mengabaikan cara yang sebelumnya bertahan dan diterima begitu saja bahkan ketika mereka tidak lagi efektif.

Organisasi sosial komputasi yang mengelilingi CBIS kompleks sangat sulit untuk digambarkan secara singkat. Bahkan peta sosial statis yang telah dijelaskan di atas dapat menjadi sangat besar dan berat. 'Peta' dari organisasi sosial komputasi dalam pengaturan tertentu menggambarkan konfigurasi tertentu dari peralatan, sumber daya, praktek, dan pola kontrol. Konfigurasi ini memiliki sejarah dan dimensi dinamis penting, serta komponen statis dan hubungan yang telah kita bahas di atas. Dalam formulasi sebelumnya, kami mengelompokkan dimensi-dimensi statis dan dinamis ini dalam tiga kategori utama: sosial, politik dan sejarah. Faktor-faktor ini berguna dan dapat dibuat. Proses politik mengalokasikan sumber daya, seperti uang dan orang-orang, tetapi juga nilai-nilai sosial, seperti status dan legitimasi. Proses politik bersifat sosial; tapi kami mengidentifikasi mereka sebagai kategori terpisah karena beberapa analis sosial komputasi berfokus pada hubungan kelompok dan mengabaikan politik intragrup dan antarkelompok. Kami juga mengidentifikasi dimensi 'sejarah' karena banyak analisis memperhitungkan komputerisasi dalah cara organisasi sosial komputasi dalam mendukung perkembangan CBIS dari waktu ke waktu dengan cara yang dapat membentuk masa depannya, serta yang sekarang. Namun 'sejarah' memiliki makna dalam menggambarkan pembangunan jangka panjang konfigurasi peralatan teknis, organisasi sosial komputasi, dan politik komputasi dalam suatu lingkungan tertentu. 'Sejarah' bukan kategori yang independen dan sejajar. Karena dilema ini, kami meninggalkan faktor ini menjadi tripartit sederhana. Kami kadang-kadang akan membahas 'politik' atau karakteristik 'sejarah' dari konfigurasi komputasi terutama sebagai cara untuk memusatkan perhatian.

Konfigurasi komputasi yang berkembang dalam lingkungan kerja yang diberikan tidak murni instrumental atau dimotivasi oleh kekhawatiran eksklusif tentang efisiensi. Setiap konfigurasi memiliki makna sosial dan politik bagi pengguna CBIS. Perbedaan status antara profesional dan pegawai dapat tercermin dalam kualitas pekerjaan di kantor mereka. Praktek yang memberikan manajer baru kapasitas komputer kerja lebih di kantor-kantor swasta, sementara pekerja administrasi berbagi mesin yang lebih tua dan berakar dalam praktik sosial tradisional daripada dalam upaya sadar untuk memaksimalkan produktivitas atau efisiensi.

Pada bagian berikutnya, kami akan mencirikan organisasi sosial komputasi di mana ia sangat dilembagakan. Karya ilmiah ini membahas bagaimana aspek-aspek kelembagaan organisasi sosial komputasi menyoroti perkembangan dari CBIS dalam satu studi kasus yang kaya. Karya ilmiah ini menimbulkan banyak pertanyaan juga yang bertujuan untuk penyelidikan di masa depan.

4.      CBIS SEBAGAI LEMBAGA SOSIAL

Manajer puncak dan peserta lain tidak dapat dengan cepat menata dan meningkatkan CBIS yang merepotkan. Dari perspektif rasional, kesulitan ini seperti mengejutkan karena 'keterampilan dan akan' harus cukup untuk mempengaruhi perubahan sosial. Namun skala CBIS yang lebih besar memiliki dimensi institusional penting yang membatasi kemampuan pelaku kunci untuk mengubah beberapa kemampuan pemrosesan informasi CBIS dengan cepat ke dalam sistem yang melayani kepentingan mereka. Perkembangan pengaturan komputasi khusus memfasilitasi perilaku rutin tetapi membatasi perilaku yang sangat baru. Spesialisasi dan rutinisasi ini menstabilkan pengaturan sosial, tetapi juga menghambat pelaku organisasi yang mencari perubahan besar-besaran.

Sistem pembayaran SSA menggambarkan kekakuan institusional. Sistem ini menghasilkan sekitar 40 juta per bulan dan dikembangkan pada tahun 1950; tetap relatif utuh sampai awal 1980-an. SSA telah mencoba untuk merombak sistem pembayaran setidaknya tiga kali dalam 15 tahun terakhir tanpa hasil, meskipun Rencana Sistem Modernisasi mungkin akan selesai pada 1990-an sedang berlangsung. Meskipun beberapa undang-undang baru telah disahkan selama akhir 1970-an (misalnya persyaratan kelayakan) yang mengubah cara di mana pembayaran didistribusikan secara hukum, tidak ada undang-undang tersebut yang sebenarnya telah diimplementasikan dalam perangkat lunak untuk setidaknya lima tahun. Kami tidak memiliki cukup faktor rinci dari upaya sebelumnya untuk mengubah sistem pembayaran SSA untuk memahami di mana kesulitan terjadi. Namun kegagalan sistem pembayaran SSA dari tahun 1950 menunjukkan bahwa skala besar CBIS dapat menjadi sangat sulit digantikan.

Karakterisasi CBIS sebagai lembaga sangat penting karena beberapa alasan:

(1)    CBIS bervariasi dari satu seting sosial dengan yang lain (bahkan ketika sistemnya mereka identik) karena beberapa cara organisasi sosial komputasi muncul dalam pengaturan yang berbeda;

(2)    kegunaan sebenarnya CBIS dalam pengaturan sosial tertentu merupakan faktor penting dalam menilai manfaat sosial, bukan potensi kemampuan teknologi karena dapat digunakan oleh individu tertentu;

(3)    CBIS yang berguna dan memiliki struktur sosial yang stabil untuk mendukung dan digunakan mereka akan jauh lebih sulit untuk diubah atau mengganti daripada yang kurang terstruktur secara sosial dengan peserta yang lebih sedikit.

Ketika analis menekankan pilihan sosial dan politik yang pelaku organisasi telah lakukan sepanjang waktu, mereka menempatkan karakter kelembagaan di depan. Banyak dari dimensi kelembagaan yang tidak berwujud dan diterima begitu saja. Beberapa lama setelah beberapa kelompok kepentingan telah kehilangan kekuasaan atau pengaruh dalam organisasi, kepentingan dan visi mereka mungkin masih tertanam dalam komitmen peralatan, SOP dan pengaturan organisasi.

Teori pelembagaan meluas kembali ke perlakuan Selznick tentang organisasi sebagai lembaga. Ia membedakan antara organisasi yang berorientasi rasional dan lembaga sarat nilai. Organisasi yang dihapus setelah tujuan telah terpenuhi sedangkan lembaga yang diupayakan untuk terus ada. Perrow membangun perbedaan ini dengan mengelaborasi pada interaksi penting antara organisasi dan lingkungannya. Organisasi menjadi lembaga karena mereka dihargai dalam dan dari diri mereka sendiri: hilangnya mereka akan menimbulkan masalah serius bagi peserta diluar tujuan rasional atau fungsi. Sebuah lembaga memiliki arti sosial lebih dari sekadar perantaraan.

Meyer dan Rowan melihat pelembagaan sebagai variabel. Tingkat institusionalisasi menentukan sejauh mana tindakan merupakan bagian dari struktur yang relatif stabil atau struktur yang muncul. Mereka mendefinisikan pelembagaan sebagai "... Proses dimana proses-proses sosial, kewajiban, atau aktualitas menjadi seperti aturan dalam pemikiran sosial dan tindakan."

Laudon mengusulkan model kelembagaan pengembangan sistem. Dia menandai lembaga sebagai "seperangkat nilai-nilai dan kepentingan yang berkaitan dengan bidang kepentingan strategis dan sosial secara luas. Nilai-nilai dan kepentingan yang dilayani oleh organisasi tertentu melalui alokasi status dan peran, dan mereka diinternalisasi oleh individu melalui sosialisasi yang panjang yang dilakukan oleh organisasi. "Dia melanjutkan untuk mengkarakterisasi model kelembagaan yang mana "menjelaskan perilaku organisasi dalam hal nilai-nilai yang diinternalisasi, minat, dan struktur." Bagi Laudon, nilai-nilai yang sebagian besar peserta dalam sistem sosial terima begitu saja, seperti 'manajemen profesional dalam lembaga Federal, dilembagakan dan dapat mempengaruhi adopsi dan pengembangan CBIS.

Semua konsepsi istilah 'lembaga' berbagi fokus pada praktek-praktek sosial yang bertahan, bahkan ketika mereka sangat tidak bisa diterapkan, tidak efisien, atau tidak efektif. Konsepsi kami tentang 'perilaku yang dilembagakan' jauh lebih bervariasi daripada Laudon, karena nilai-nilai dan struktur kunci dapat menjadi 'seperti aturan' dalam satuan sosial kecil, seperti departemen organisasi. Sebagai contoh, departemen akuntansi jauh lebih mungkin menilai data yang akurat, sementara departemen produksi di bidang manufaktur lebih mungkin untuk menilai kuota oleh tanggal pengiriman reguler. Selain itu, kami lebih berfokus pada SOP dari pada nilai-nilai, meskipun kami percaya bahwa nilai-nilai dapat membentuk tindakan dalam keadaan khusus.

Menurut Scott, teori kelembagaan adalah dalam kedewasaannya. Dimana dia mengidentifikasi empat jenis utama teori kelembagaan yang mempengaruhi penyelidikan sosiologis. Dalam karya tulis ini kami tidak mencoba untuk mendukung penjelasan pendekatan kami sendiri untuk pelembagaan terhadap pendekatan alternatif. Sebaliknya kami tertarik dalam mengilustrasikan bagaimana fokus pada praktik dan struktur lembaga yang menyoroti kegagalan implementasi CBIS. Dalam kasus PRINTCO yang kami jelaskan di bawah, kami akan memeriksa beberapa dimensi berwujud dan tidak berwujud dari organisasi sosial komputasi yang sangat dilembagakan. Sebelum kita beralih ke kasus secara detail, ada baiknya membahas bagaimana organisasi sosial komputasi mengembangkan fitur kelembagaan.

4.1.  Konfigurasi teknis

Teknologi dapat memainkan peran penting dalam pengaturan kerja komputerisasi. Manipulasi informasi dapat mengubah cara di mana pekerjaan dilakukan dan hubungan-hubungan sosial dalam lingkungan kerja. Selain itu, beberapa masalah pekerjaan dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan melalui peningkatan teknologi. Namun teknologi ini masih hanya satu elemen dalam jaringan komputasi dan keseluruhan pekerjaan organisasi. Beberapa masalah produktivitas tidak bisa serta merta diselesaikan melalui akuisisi teknologi canggih secara terus-menerus. Secara keseluruhan produktivitas juga bergantung pada keterampilan pekerja, produknya, kondisi pasar, dll. Ini adalah pertanyaan empiris apakah pengaturan kerja sangat terkomputerisasi (misalnya di mana kebanyakan orang memiliki kerja multifungsi, jaringan, dan perangkat lunak canggih) lebih produktif atau lebih kompetitif dibandingkan rekan-rekan mereka yang kurang komputerisasi. Sebagai contoh, prosesor dapat membantu wartawan koran menulis cerita dan mengatur catatan; tetapi komputer tidak memiliki 'hidung berita' atau kemampuan untuk bertemu dan mewawancarai informan kunci. Daftar kontak yang terkomputerisasi dapat membantu salesman mencari kemungkinan prospek dan tahu sesuatu tentang preferensi mereka. Mereka dapat membantu memberikan data biaya tetapi mereka tidak dapat secara otomatis membangun kepercayaan dan meyakinkan pelanggan atau menutup penjualan.

Dari perspektif kelembagaan cara-cara di mana pekerjaan dilakukan oleh kelompok kerja dalam suatu organisasi mempengaruhi SOP kelompok peserta tersebut. Kelompok pengguna yang berbeda sering berbagi beberapa jadwal kerja yang saling tergantung dan sangat rutin. Dalam lingkungan kerja prabrik, produk dikirim sebagai hasil dari kegiatan kolektif berbagai departemen dan divisi yang berbeda. Saling ketergantungan rutinitas kerja menyiratkan bahwa kontribusi beberapa komponen, kebijakan, atau praktik bergantung pada ketergantungan pada komponen lain, kebijakan dan praktek kerja kelompok. Misalnya, ketika mesin yang cepat menggantikan mesin yang jauh lebih lambat, salah satu mengharapkan produksi cepat. Namun, peningkatan permintaan pada mesin baru dapat mengakibatkan beberapa kelompok pengguna mengantri untuk mengaksesnya. Kehilangan waktu tunggu mereka dapat lebih cepat melebihi keuntungan dari teknologi. Selanjutnya, ketika peralatan cepat tidak memperluas produktivitas dalam satu kelompok kerja, dapat menyebabkan kemacetan di tempat lain. Dengan demikian, perbaikan pada beberapa komponen dari sebuah peralatan teknologi komputasi tidak selalu meningkatkan kinerja secara keseluruhan.

4.2.  Politik lintasan perkembangan

Pengembangan dan penggunaan CBIS bukan tanpa konflik. Analis yang mendorong tema bahwa komputasi memupuk kerjasama dan rasionalitas memicu konflik sosial dan nilai yang dapat dipicu perubahan sosial akibat komputerisasi. Dalam prakteknya, peserta organisasi dapat mengalami pertentangan besar tentang jenis peralatan komputasi apa yang harus diperoleh, bagaimana mengatur aksesnya ke sana, dan standar untuk mengatur penggunaannya.

Ketika CBIS ditandai sebagai lembaga, organisasi politik memainkan peranan penting. Kelompok yang kuat dapat mencoba untuk mempengaruhi perkembangan CBIS bahkan ketika mereka tidak bisa mengendalikan hasil yang mereka inginkan. Departemen Pengolahan Data (DP) mengkhususkan pekerjaan mereka dari waktu ke waktu karena mereka secara rutin memenuhi preferensi komputasi kelompok-kelompok tertentu atas preferensi kelompok lain. Mereka cenderung terutama mempekerjakan staf baru yang berbagi pandangan yang lebih memilih domain terhadap aplikasi tertentu (misalnya keuangan), bahasa (misalnya COBOL), vendor peralatan (misalnya IBM), dll Namun, spesialisasi dan rutinisasi mengurangi kemampuan departemen DP untuk terlibat dalam aktivitas kerja yang berangkat dari keterampilan dan SOP mereka di lain waktu. Akibatnya, departemen teknik yang bekerja pada komputasi program yang ditulis dalam Pascal atau C yang berjalan di bawah Unix pada DEC-Vax biasanya akan menemukan kesulitan sistemik dalam memperoleh pelayanan yang berarti dari departemen DP yang mengembangkan aplikasi keuangan besar IBM 308x mainframe bawah seting VM pada COBOL. (Sebaliknya juga mungkin bahwa staf-keuangan akan mengalami kesulitan dalam memperoleh layanan pengolahan data berkualitas tinggi dari staf komputasi berorientasi teknik yang lebih memakai berbagai jenis aplikasi, bahasa pemrograman, dan mesin.)

Lembaga mengembangkan karakter berdasarkan kepentingan mereka yang telah dijalankab di masa lalu, dan pandangan yang mengikat mereka bersama-sama peserta. Perubahan bertahap dalam pengaturan komputasi biasanya meningkatkan kesesuaian antara sistem dan organisasinya, mengurangi kemungkinan bahwa pelaku yang berpengaruh bisa dengan mudah menggantinya. Peserta mengatur kehidupan kerja mereka di sekitar keyakinan bahwa kegiatan yang telah menjadi rutin akan bertahan. Mereka bergantung pada tatanan sosial dan teknis yang ada untuk bekerja dan untuk mencapai tujuan pribadi. Untuk para pengguna, dan pelaku-pelaku penting lainnya dalam organisasi, organisasi sosial tertentu dari CBIS dapat menjadi sangat diperlukan.

4.3.  Sejarah praktek organisasi

Individu dibatasi dalam menggunakan CBIS karena mereka lebih suka dengan berbagai praktik organisasi, dalam kelompok kerja mereka sendiri atau untuk membantu mengkoordinasikan pekerjaan mereka dengan orang lain. Bahkan ketika konteks sosial penggunaan muncul pada pandangan pertama yang relatif sederhana, badan-badan lain mungkin memerlukan kepatuhan terhadap tuntutan mereka atau negosiasi dengan rekan-rekan. Masalah tatanan sosial, kekuasaan, dan kontrol sosial muncul di mana lebih dari satu orang tertarik pada sumber daya dan potensi manfaat. Memiliki akses ke peralatan atau penggunaan sistem tertentu mungkin memiliki simbolik serta nilai instrumental.

Analisis kelembagaan menekankan penggunaan sosial CBIS dan kontrol sosial terhadap pengaturan komputasi. Ketika kelompok kerja berbagi sumber daya pengolahan informasi, seperti CBIS, manajer sumber daya cenderung telah menegosiasikan kesepakatan tertentu dengan kelompok-kelompok yang berbeda pada waktu yang berbeda. Pengaturan ini memiliki kendala sumber daya secara bersama. Seiring waktu, perubahan besar menjadi berpotensi lebih mahal dan sulit, karena komitmen di masa lalu dapat membatasi berbagai konfigurasi masa depan.

Di bawah ini, kami menyajikan studi kasus di mana pelaku kunci dalam satu organisasi mencoba melakukan proses konversi yang disukai oleh pengguna akhir dan didukung oleh manajemen puncak. Ketika kami terakhir mengunjungi organisasi pada tahun 1984, empat tahun setelah awal konversi, mereka masih tidak berhasil.

5.      KASUS PRINTCO

Kami menyajikan ringkasan data kasus dari organisasi manufaktur, PRINTCO, untuk menggambarkan pentingnya sebuah konsepsi kelembagaan organisasi sosial komputasi. Data kami dari PRINTCO didasarkan pada 44 wawancara rinci yang kami lakukan selama periode 18 bulan dengan 40 responden dalam berbagai peran, departemen dan tingkat kewenangan. Semua responden kami adalah pengguna atau pengendali sumber daya Sistem Perencanaan Kebutuhan Material (MRP), modul inti dari sistem pengendalian persediaan divisi manufaktur.

PRINTCO adalah perusahaan manufaktur menengah (sekitar 800 karyawan) yang merancang, membuat dan memasarkan beberapa printer dot matrix untuk mini-komputer dan pasar komputer bisnis kecil. Perusahaan ini telah memposisikan diri sebagai produsen berbiaya rendah di pasar yang sangat kompetitif. PRINTCO memulai pengiriman printer pada tahun 1975 dan mempertahankan permintaan yang cukup konstan 12.000-15.000 printer setahun selama akhir 1970-an meskipun terjadi fluktuasi pasar. Selama tahun 1980 perusahaan tumbuh pesat menjadi produsen utama printer dot matrix.

Pada tahun 1977 pelaku kunci mengadopsi dan mulai mengoperasikan sistem MRP sederhana yang mereka beli dari sebuah perusahaan manufaktur di dekatnya. Mereka ingin memiliki kontrol yang lebih baik atas investasi mereka di bagian-bagian yang dibeli. Mereka ingin bagian ini ada bila diperlukan, tetapi tidak memiliki persediaan selama berbulan-bulan sehingga persediaan menjadi mahal. Sistem MRP membantu staf kontrol bahan mengurangi biaya persediaan (dan meningkatkan inventory 'turn').

Pada akhir 1970-an PRINTCO tumbuh dengan melakukan diversifikasi berbagai printer yang dihasilkan. Mereka mulai lini produk baru, dan juga meningkatkan berbagai cara di mana mereka menyesuaikan printer untuk pesanan khusus. Produk baru yang rumit memerlukan pengelolaan persediaan. Manajer bahan kontrol mulai mencari software MRP yang lebih canggih untuk membantu menyelesaikan masalah logistik, seperti perencanaan kapasitas, pelacakan beberapa revisi produk, dan akuntansi untuk pesanan yang direncanakan. Komite informal menemukan paket MRP yang sesuai dengan preferensi mereka. Tapi itu berada pada program komputer Data General, DG S350 Eclipse, bukan pada Sistem IBM mereka. Jadi mereka membeli DG Eclipse.

Konversi dimulai pada tahun 1980 dan staf DP percaya bahwa hal itu akan terjadi satu tahun. Setelah 18 bulan, staf tidak menyelesaikan konversi. Masalah tak terduga melanda proyek. Vendor komputer (Data General) menambahkan PRINTCO dengan dukungan telepon, tetapi hanya membantu sedikit. Manajer DP punya masalah yaitu mempekerjakan lebih banyak programmer dengan keterampilan yang diperlukan untuk bekerja pada konversi ini. Banyak sistem yang asli, termasuk sistem MRP, tidak didokumentasikan dengan baik dan kesenjangan informasi lebih lanjut menjadi rumit dalam proyek konversi. Beberapa programmer yang telah diganti dengan sistem MRP selama bertahun-tahun telah meninggalkan perusahaan. Staf DP saat ini dikhawatirkan membuat perubahan skala besar karena mereka tidak yakin tentang bagaimana beberapa modul berinteraksi.

Pengguna MRP di perusahaan mengeluh tentang DP karena mereka telah menunggu lama untuk hasil. Moral DP staf rendah. Mereka telah menginvestasikan usaha dan sumber daya yang luar biasa, tetapi tidak lagi percaya bahwa mereka bisa mengkonversikan ke sistem MRP yang baru. Wakil presiden senior melihat krisis yang akan datang. Dia membentuk sebuah komite pengarah pengolahan data untuk membimbing dan mengarahkan manajer DP. Komite pengarah memberikan jadwal khusus manajer DP, tapi ia gagal menemui mereka.

Komite menyewa seorang manajer DP baru setelah pencarian enam bulan di mana mereka menemukan beberapa calon yang dapat diterima. Latar belakang teknisnya lemah, tapi keterampilan manajerial yang kuat. Dia segera mengakhiri proyek konversi. Anggota komite mengundurkan diri untuk menjual perangkat keras dan kehilangan investasi mereka dalam perangkat lunak. Manajer DP baru dan panitia memutuskan untuk terus bekerja dengan System IBM 34 yang ada, meningkatkan sistem MRP dan mungkin penyewaan Sistem 34 lain, jika perlu. upgrade disk yang ada dan menambahkan memori. Port tambahan memungkinkan 13 orang untuk masuk secara bersamaan. Manajer DP baru memprioritaskan pekerjaan jangka pendek dan jangka panjang departemen sesuai arahan komite. Selain itu, panitia meminta dan menyetujui permintaan pengguna untuk tugas-tugas pemrograman baru.

Sayangnya, manajer DP baru tidak mengikuti arahan komite dan mencoba untuk memobilisasi dukungan untuk membeli komputer yang lebih canggih (Sistem IBM 38). Komite melihat tidak terdapat kemajuan pada sistem MRP mereka. Setelah 10 bulan, komite memecat manajer DP baru. Karena pekerjaan yang panjang dan sulit diinvestasikan dalam mempekerjakan manajer DP sebelumnya, komite memutuskan untuk tidak mencari manajer DP ketiga di luar perusahaan. Sebaliknya mereka dipromosikan manajer jasa rekayasa untuk peran Direktur Operasional, nama baru untuk manajer DP. Hampir segera, mereka memutuskan untuk membeli IBM 43 dan menemukan software MRP baru untuk memenuhi preferensi mereka. Mereka memulai sebuah proyek konversi baru. Preferensi staf manufaktur memobilisasi upaya konversi asli. Staf DP menghindari permintaan dari departemen pengguna lain selama ini. Staf di departemen lain mulai mencari cara lain untuk memenuhi kebutuhan komputasi mereka.

Beberapa departemen memperoleh Dec LSI-11 mikro-komputer dari alat uji yang dibuang oleh departemen lain. Mereka meng-upgrade ke peralatan komputasi yang digunakan dengan bantuan staf ahli mereka sendiri. Departemen lainnya meminta dan menerima LSI-11 mikro. Karena masalah di DP, tidak ada yang terlalu memperhatikan perkembangan mikro-komputasi. Segera enam sampai sepuluh LSI-11 tersebar di seluruh perusahaan. Salah satu anggota staf di bagian alat uji menjadi ahli dalam operasi, pemrograman dan menggunakan micro-komputer.

PRINTCO telah menyewa konsultan dan programmer baru untuk membantu konversi ke MRP II pada IBM 4331. Staf DP mulai bekerja pada proyek-proyek lain sehingga pengguna lain akan berhenti mengeluh. DP telah menjadi organisasi yang lebih sukses dan lebih besar.

6.      ANALISIS KELEMBAGAAN KEGAGALAN KONVERSI MRP PRINTCO

Kami telah mengidentifikasi beberapa masalah utama dalam kegagalan PRINTCO untuk mengkonversi sistem MRP asli menjadi sistem yang lebih canggih. Masalah-masalah ini adalah produk dari pelaku utama yaitu potensi manfaat pengolahan informasi dari teknologi baru dimana mereka mengabaikan lingkungan organisasi sosial komputasi mereka saat ini. Mereka tidak hanya mengganti satu sistem MRP, mereka juga berusaha menggantikan organisasi sosial komputasi yang ada di perusahaan mereka dengan perubahan konfigurasi. Meskipun lingkungan komputasi mereka kecil dan agak informal itu dapat digunakan dan stabil, yaitu itu sangat terorganisir dengan cara yang sangat spesifik.

Bagaimana kami bisa mencirikan organisasi sosial komputasi di PRINTCO ketika mereka pertama kali memulai konversi mereka? Kami telah memilih beberapa episode untuk menggambarkan bagaimana dimensi berwujud dari organisasi sosial komputasi dapat sangat terorganisir dan membatasi perubahan substansial. Tak satu pun dari masalah ini yang dipertimbangkan sebelum proyek konversi. Hanya melalui analisis kita tentang kasus yang  bisa kami jelaskan menjadi beberapa penjelasan atas kegagalan dari proyek konversi di PRINTCO.

6.1.  Spesialisasi

Para pelaku organisasi yang paling kuat berada di bidang manufaktur dan keuangan. Akibatnya, mereka mengendalikan arah pengolahan data di PRINTCO dan merupakan pelanggan yang dilayani.

Karena penerapan sistem MRP yang asli, departemen pengolahan data telah mengubah laporan dari sistem yang ada ditulis dalam RPG-II. Staf DP menjadi terampil dalam memproduksi laporan MRP rutin untuk manufaktur dan laporan sesekali untuk keuangan. Para programmer membutuhkan dan menghabiskan waktu mereka menanggapi permintaan konstan untuk perangkat besar dan kecil. Peningkatan ini relatif sederhana, tetap, diprediksi, dan menghasilkan hasil yang langsung dibandingkan dengan mengubah sistem MRP.

Dukungan pemrograman dan komputasi operasi menjadi khusus di layanan ini menjalankan rangkaian kecil CBIS dan melakukan peningkatan. MRP yang ada adalah kebiasaan yang disesuaikan dengan operasi manufaktur PRINTCO.

6.2.  Skema Prioritas Kerja Staf Pendukung

Manajer DP pertama menjabat sebagai orang pertama pada DP selama awal-awal PRINTCO. Dia menghabiskan sebagian besar pemrograman bahkan setelah ia menambahkan lebih banyak staf. Selama bertahun-tahun, ia tidak pernah sepenuhnya menerima peran manajer. Ia lebih suka menghabiskan waktunya sebagai programmer/analis daripada mengelola stafnya. Akibatnya, staf yang tersisa mengatur prioritas kerja mereka sendiri. Dan karena perawakannya yang bebas, tidak ada wakil presiden yang pernah mengunjunginya untuk setiap jadwal resmi.

Permintaan datang ke DP informal. Urutan proyek dan distribusi waktu pemrograman sering tergantung pada kontak informal antara programmer dan pengguna. Proyek-proyek rutin jangka pendek dan jangka panjang, menerima perhatian yang besar dari staf, proyek-proyek non-rutin mendapat sedikit perhatian. Konversi dari MRP menjadi yang lebih canggih adalah upaya baru yang tidak sesuai dengan pola kerja rutin yang ada pada DP. Staf bisa dengan mudah menjaga menyibukkan diri dengan pekerjaan rutin mereka dan menunda pekerjaan yang sulit dikonversi.

Programmer dan pengguna akhir bekerja sama dalam konteks negosiasi tatap muka yang sangat sederhana. Programmer akan memenuhi permintaan tersebut pada pelanggan yang pertama datang adalah yang pertama-dilayani tanpa skema perencanaan atau prioritas selain dari apa yang dirasakan programmer/dia bisa lakukan pertama.

Setelah manajer DP diganti, manajer baru melembagakan beberapa skema prioritas untuk pemrograman pekerjaan pemesanan berdasarkan keputusan para anggota komite yang baru terbentuk. Manajer memberi pekerjaan kepada programmer sesuai dengan keahlian dan keterampilan mereka, tidak sesuai dengan hubungan informal atau hubungan dengan pengguna akhir. Diharapkan bahwa perubahan ini bisa menggerakkan departemen DP dari operasi sederhana menjadi salah satu bagian yang bisa menangani tugas-tugas pekerjaan yang lebih kompleks dan proyek yang lebih baru.

6.3.  Keterampilan staf komputasi

Programer PRINTCO telah belajar untuk menulis dan memodifikasi program RPG-II. Perangkat lunak baru secara teknis lebih canggih dari perangkat lunak MRP yang lama dan ditulis dalam bahasa yang berbeda, BASIC. Karena software baru tidak akan berjalan pada komputer Sistem IBM 34, manajer manufaktur juga memutuskan untuk membeli komputer Data General yang baru. Namun, tidak ada programmer yang pernah menggunakan BASIC atau sistem operasi dari komputer mini yang baru. Mereka menghadiri beberapa kursus pemrograman BASIC tapi kurva belajar mereka lambat. Pelaku utama mencoba untuk menyewa orang-orang yang bisa program BASIC dan RPG-II untuk mempercepat konversi. Namun, mereka tidak bisa mencari dan menyewa programmer baru dengan keterampilan pemrograman dalam kedua bahasa.

Manajer PRINTCO yang membeli software MRP baru dari vendor luar karena tak satu pun dari staf DP saat ini memiliki kemampuan pengembangan perangkat lunak yang sesuai untuk mengembangkan sistem MRP lebih memadai baru. Pengembangan keterampilan substansial telah tidak perlu di masa lalu karena programmer telah bekerja hanya mempertahankan hadir CBIS mereka, sistem MRP dan beberapa sistem keuangan. Dan mereka belum pernah mencoba untuk mempekerjakan staf baru dengan keterampilan pengembangan perangkat lunak khusus. Manajer PRINTCO yang diduga bahwa staf DP mereka memiliki semua keterampilan yang diperlukan untuk tugas-tugas komputasi sebagian besar atau bisa dengan mudah mendapatkan mereka. Mereka tidak menyadari bahwa keterampilan dan rutinitas kerja departemen yang sangat khusus dan terbatas.

6.4.  Sikap tidak campur tangan

Aktor kunci PRINTCO telah mengembangkan sikap tidak campur tangan terhadap staf DP dan sumber daya yang mereka butuhkan untuk mengembangkan organisasi sosial komputasi yang memadai untuk konversi. Setelah dana dialokasikan untuk membeli peralatan, pelaku yang lebih kuat mengabaikan pengembangan selama tempo lebih dari satu tahun. Manajer DP asli tidak pernah menjadi pelaku organisasi yang kuat yang bisa berjuang untuk sumber daya yang mungkin diperlukan untuk menyelesaikan proyeknya sesuai jadwal. Hanya setelah proyek gagal beberapa manajer kunci mencoba mengendalikan DP lebih ketat melalui komite dan mempekerjakan seorang manajer DP. Komite adalah pendekatan baru, dan benar-benar menghentikan SOP sebelumnya dan memberikan departemen DP otonomi substansial.

6.5.  Kontrol atas perkembangan baru

Sebelum memulai proyek konversi, anggota staf kunci manufaktur difokuskan pada keputusan peralatan dan negosiasi pembelian. Mereka mendasarkan keputusan mereka pada preferensi pengguna di bidang manufaktur yang menginginkan sistem MRP canggih secara on-line. Panitia seleksi informal menginvestasikan waktu dan energi untuk memilih peralatan. Setelah peralatan dibeli, mereka kembali ke pekerjaan rutin mereka sendiri. Setelah satu tahun berlalu, beberapa manajer mulai mengajukan pertanyaan-pertanyaan kritis tentang konversi.

Mereka menemukan bahwa ada lebih banyak masalah daripada kemajuan. Upaya konversi itu mahal dan tidak menunjukkan hasil. Sikap tidak ikut campurnya manajer puncak terhadap DP tidak terbukti berhasil. Aktor kunci yang awalnya memikirkan sistem MRP baru sebagai alat untuk staf manufaktur berusaha untuk mendapatkan kontrol atas banyak aspek dari lingkungan komputasi. Mereka memformalkan keanggotaan mereka sendiri dalam komite. Dalam kerangka panitia, mereka akhirnya mulai berfokus pada perubahan dalam organisasi sosial komputasi yang mungkin meningkatkan dan mendukung konversi.

6.6.  Revolusi mikrokomputer

Staf lain dalam organisasi, terutama staf alat uji, harus mengembangkan lingkungan komputasi mereka sendiri. Banyak staf tersebut memiliki keterampilan untuk mengembangkan infrastruktur pendukung yang memadai agar kelompok kerja mereka sendiri memiliki sedikit dana untuk membeli peralatan. Mereka secara efektif memotong diskusi tentang proyek konversi baik pada tahap awal dan kemudian ketika komite diselenggarakan. Akibatnya perusahaan tidak pernah mengambil keuntungan dari keterampilan dan keahlian yang telah dikembangkan di sekitar komputasi pada departemen teknik.

Staf di bidang teknik mencari mikrokomputer mereka sendiri. Staf ini melihat mikro mereka sebagai alat yang membantu mengembangkan CBIS skala kecil yang independen dari DP yang tidak efektif. Mikro-revolusi berlangsung setahun, sebelum kontrol atas peralatan komputasi dan pemrograman disentralisasikan dibawah DP.

Selama proyek konversi, dua lingkungan komputasi paralel yang berkembang independen satu sama lain. Masing-masing memerlukan investasi waktu dan uang dari organisasi. Masing-masing dibiarkan berjalan dengan sendirinya dengan sedikit arahan dan sumber daya yang sederhana.

7.      ANALISIS KELEMBAGAAN CBIS

Organisasi sosial komputasi yang mendukung CBIS sangat dilembagakan di sebagian besar organisasi yang kompleks. Penggunaan dan pengendalian CBIS dibagi di antara kelompok-kelompok kepentingan dengan preferensi yang berbeda, saham, dan komitmen sejarah. Dimensi institusional komputasi menambah kompleksitas dan inersia yang membuat perubahan teknologi lebih lambat dan lebih mahal daripada yang banyak pelaku harapkan.

Pada PRINTCO, pelaku utama membuat keputusan untuk membeli sistem MRP baru berdasarkan kemampuan teknis dan potensi keuntungan bagi pengguna di divisi manufaktur. Lingkungan komputasi mereka memiliki berbagai praktek kerja terorganisir, komitmen, spesialisasi dan rutinitas yang mereka tidak perhitungkan ketika mereka membuat keputusan. Pekerjaan rutin mengkhususkan organisasi sosial komputasi. Staf PRINTCO khusus memproduksi laporan dari sistem RPG-II.

Mereka melakukan kegiatan ini dengan baik. Kombinasi tingkat keterampilan tertentu, skema prioritas kerja organisasi mereka, dan komitmen pengguna tertentu di bidang manufaktur menyebabkan pengaturan yang didukung pekerjaan rutin mereka tetapi tidak mendukung pengembangan perangkat lunak komputasi. Komitmen mereka untuk kombinasi teknologi (MRP ditulis dalam RPG-II dan BASIC) membuat sulit bagi mereka untuk menyewa programmer dengan pengembangan keterampilan baru.

Staf menstabilkan dan merutinkan lingkungan kerja mereka dan menciptakan komputasi yang sangat terorganisir. Kasus PRINTCO menggambarkan kebalikan penting:  CBIS yang berguna dan stabil dapat menjadi masalah ketika pelaku utama organisasi mencoba untuk mengubahnya agar beradaptasi dengan kondisi baru. Bahkan ketika CBIS cukup konservatif dan hubungan sosialnya sangat informal, seperti pada PRINTCO pada saat konversi, unsur-unsur lingkungan komputasi telah menjadi sangat terorganisir dan diterima begitu saja. Dimensi sosial kritis yang bisa diperhitungkan oleh pelaku organisasi meliputi: keterampilan dan harapan kerja staf komputasi; skema prioritas kerja yang telah dikembangkan antara staf komputer dan pengguna akhir; yang mengontrol perkembangan baru dalam lingkungan komputasi dan penyebaran sumber daya; praktek organisasi tentang penggunaan pelatihan dan staf komputer; tingkat spesialisasi dalam hal komputasi perangkat lunak dan perangkat keras; dan komitmen masa lalu untuk kelompok kerja khusus yang efektif mengecualikan kelompok lain dalam pengambilan keputusan.

Kami berpendapat bahwa pengaturan komputasi yang sangat dilembagakan akan muncul di mana pun ketika ada kontrol dan kelompok kepentingan yang bersaing untuk sumber daya CBIS. Analisis kelembagaan sangat penting untuk memahami bagaimana CBIS kemungkinan akan digunakan dalam pengaturan kerja yang lebih kompleks di mana kendala dan keterbatasan adalah bagian dari dunia kerja sehari-hari. Ini adalah kebalikannya bahwa organisasi sosial yang saat ini lebih stabil dan dapat digunakan komputasi, akan semakin sulit membuat perubahan besar. Ini tidak berarti bahwa implementasi CBIS baru tidak mungkin. Sebaliknya, organisasi sosial komputasi harus diperhitungkan sebelum penetapan harapan yang realistis dari kinerja dan jadwal. Dalam prakteknya, kita mengamati bahwa generasi baru CBIS dan teknologi komputer pengganti lain sering dilaksanakan dan efektif digunakan pada skala waktu yang jauh lebih lambat daripada yang pelaku harapkan.

Sungguh ironis bahwa kita memanggil analisis kelembagaan untuk memahami tindakan komputerisasi. Gambar-gambar dari teknologi komputerisasi baru, praktek inovatif, dan 'revolution' yang bertentangan dengan kelembagaan. Inovasi retoris, transformasi dan revolusi menekankan kemungkinanini. Retorika ini menyangkal bahwa pola-pola historis akan terus membentuk masa depan. Bahkan, komputerisasi belum merubah banyak organisasi secepat yang beberapa pendukung harapkan. Kami berpendapat bahwa inovasi tidak perlu gagal hanya karena perlawanan yang terorganisir. Riwayat komitmen sosial dan teknis yang kompleks dapat membentuk organisasi sosial komputasi agar membuat inovasi yang relatif mahal dan kompleks.

Pelembagaan memiliki banyak ironi. Inovator ingin melihat inovasi mereka diadopsi secara luas untuk waktu yang tidak terbatas. Selain itu, ada banyak skala ekonomi saat inovasi dilembagakan. Tapi teknologi dan praktik inovatif satu era sering bertindak sebagai rem pada inovasi berikutnya. Sebagai contoh, sekali sebuah organisasi mengembangkan standar teknis, mereka sering tetap di tempat selama beberapa dekade, meskipun terdapat ketersediaan alternatif teknis yang lebih baik. COBOL masih merupakan bahasa pemrograman bisnis andalan setelah 30 tahun, meskipun terdapat ketersediaan bahasa basis data generasi keempat. MS-DOS dan IBM-PC mikro yang kompatibel tetap merupakan standar bisnis, meskipun terdapat ketersediaan MacIntoshs yang dengan mudah dipelajari dan promosi IBM yang lebih kompleks dengan sistem operasi OS/2. Dalam kasus seperti ini, dasar dari teknologi sebelumnya berarti bahwa konversi besar juga sangat mahal, dalam mengubah peralatan, keterampilan, visi 'komputerisasi yang tepat, dan praktek-praktek organisasi. Kami akan terkejut melihat COBOL dan MS-DOS bercokol dalam 30 tahun, karena organisasi menggeser komitmen teknis mereka.

Demikian pula, organisasi sosial komputasi dalam organisasi tidak bergeser dari waktu ke waktu. Meluasnya penggunaan mikrokomputer telah memindahkan kontrol pada beberapa sistem dari departemen sistem informasi pusat kepada pengguna akhir. Pergeseran kontrol ini yang digabungkan dengan pergeseran ideologi tentang komputer apa yang baik dan bagaimana proyek komputerisasi harus dikembangkan. Tapi sekali lagi, perubahan tersebut relatif lambat dalam beberapa organisasi. Teori-teori sosial yang komputerisasi harus disesuikan dengan proses perubahan sosial dan stasis. Kami berharap bahwa makalah ini merangsang penelitian lebih lanjut secara empiris dan teoritis di sepanjang dalil-dalil ini.

UCAPAN TERIMA KASIH

Para penulis menghargai komentar dari Niels Bjorn-Anderson, Paul Attewell, Kenneth Laudon dan Maria Porcella. Mereka membantu mempertajam ide-ide kami. Penelitian ini didukung oleh hibah NSF DCR-81-17719, DCR-85-08484, dan IR 87-09613.